Konfiguration von Aktionen(Letzte Änderung dieses Kapitels: 30.03.2023) |
  
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(Letzte Änderung dieses Kapitels: 30.03.2023)
Konfiguration von Aktionen(Letzte Änderung dieses Kapitels: 30.03.2023) |
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Viele Aktionen müssen für einen Einsatz im Workflow konfiguriert werden. Dies geschieht, nachdem über Drag&Drop eine Aktion in den Workflow gezogen wurde. Die Aktion im Workflow muss dazu angeklickt werden. Die Aktion öffnet sich und bietet die Konfigurationsmöglichkeiten an.
Bedingte Ausführung von Aktionen
Die bedingte Ausführung von Aktionen wird verwendet, um festzustellen, ob bestimmte Aktionen im Workflow durchgeführt werden sollen.
Eine Bedingung ist eine Formulierung, die während des Ausführens des Workflows „Wahr“ oder „Falsch“ ergibt. Es können auch mehrere Bedingungen mit den logischen Operatoren „Und“ und „Oder“ verknüpft werden. „Und“-verknüpfte Bedingungen haben Vorrang vor „Oder“-verknüpften Bedingungen.
Jede Bedingung besteht aus vier bis 5 Elementen:
| 1. | Typ der Bedingung: Dokument, Drucker, Windows. |
| 2. | Welcher Wert soll geprüft werden. |
| 3. | Operator zur Prüfung des Wertes. |
| 4. | Vergleichswert |
| 5. | Wenn eine Folgebedingung vorliegt, dann steht am Ende noch der logische Operator für diese Nachfolgebedingung. |
Es gibt drei Quellen, für die Bedingungen abgefragt werden können:
| • | Printer |
| • | Dokument |
| • | Windows |
Beim Printer ist ausschließlich die Auswahl eines Druckers möglich, dessen Status abgefragt werden soll. Bei den anderen Typen sind mehrere Quellen für die Abfrage möglich.
Dokumentenbedingungen
Name |
Name des Dokuments, welches gedruckt wird. Wird von der Anwendung, aus der der Druck erfolgt, vorgegeben. |
Size |
Größe des Dokuments in Bytes. |
Page Count |
Anzahl der Seiten im Dokument. |
Suffix |
Endung des Dokumentennamens. |
App Name |
Pfad und Name der Anwendung. |
Windowsbedingungen
AppData, Temp, User Logon Name |
Die entsprechende Umgebungsvariable abfragen. |
Terminalserver, Workstation |
Abfrage des Lizenzmodells des Microsoft Betriebssystem. |
IP Adresse |
Auswahl einer IP Addresse aus der im Center hinterlegten IP Addressenliste, ob der Client sich dort drin befindet. |
Hinweis |
Wenn die Bedingung nicht zutrifft (Sonst Bedingung) |
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Wenn die Bedingung nicht zutrifft bzw. die Bedingungen nicht zutreffen, kann ein alternativer Zweig zugeschaltet werden. In diesem Zweig namens "Sonst" können Aktionen abgelegt werden die ausgeführt werden sollen, wenn die Bedingung nicht zutrifft. |
Auswahl
Der Benutzer bekommt während des Drucks ein Auswahlfenster angezeigt. Der Druck wird während der Anzeige angehalten.
Das Fenster zeigt Titel und Nachricht. Jeder Fall besitzt dazu eine eigene Beschreibung.
Es können beliebig viele Fälle zur Auswahl vorgegeben werden, jedoch mindestens zwei.
Nachrichtenfenster anzeigen
Zeigt dem Benutzer ein Nachrichtenfenster mit Titel und Nachricht an. Der Benutzer muss die Nachricht bestätigen, damit der Workflow fortgesetzt wird.
Textsuche
Die Textsuche ist ein Spezialfall der bedingten Aktion. Die Textsuche sucht Wörter im Dokument auf anzugebenden Seiten. Die Suche kann optional auf Beachtung der Groß- und Kleinschreibung umgeschaltet werden.
Seitenauswahl
Die Seitenauswahl wählt Seiten aus, auf die untergeordnete Aktionen ausgeführt werden sollen. Die Angabe der Seitenauswahl richtet sich dabei nach derselben Form, die auch im Druckeinstellungsdialog zur Angabe von Seitenbereichen verwendet wird. (z.B. 1-* für alle Seiten).
Workflow beenden
Beendet den Workflow, keine weiteren Aktionen werden mehr ausgeführt.
Sub-Workflow
Der Sub-Workflow ist eine spezielle Aktion. Diese startet einen eigenen Workflow, der mit einer Kopie des Dokuments eigenständig weiterarbeitet. Beide Workflows laufen ab diesem Zeitpunkt parallel. Die Aktion „Workflow beenden“ im Sub-Workflow beendet nicht den anderen Workflow.
Berechtigungen
Das Dokument kann mit einem Passwortschutz vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Der Zugriff umfasst das Öffnen und das Ändern/Verwenden des Dokuments.
Dabei kann ein Passwort durch den Administrator vorgegeben werden. Alternativ kann der Benutzer zur Angabe des Passwortschutzes aufgefordert werden, sobald das Dokument in den Workflow kommt. In diesem Falle bekommt der Benutzer einen Dialog angezeigt.
Wasserzeichen
Mit dieser Aktion wird zentriert auf alle (aktiven) Seiten ein Text als Wasserzeichen gezeichnet.
Hintergrundbild
Die Aktion setzt ein Hintergrundbild auf alle (aktiven) Seiten. Die Bilddatei muss im PDF-Format vorliegen. Das Bild muss Transparenz für die Bereiche unterstützen, in denen der Text sichtbar sein muss.
Der Pfad zur Bilddatei muss während des Workflowdrucks zur Verfügung stehen.
Dokumente zusammenführen
Hier öffnet sich der PDF Merger für den Benutzer, in dem Dokumente zusammengeführt werden können.
Archivdokumentenformat
Das Dokument wird in ein Archivformat konvertiert.
Speichern im Dateisystem
Das Dokument wird im Dateisystem als Pdf-Datei gespeichert. Es kann angegeben werden, ob der Benutzer einen Dateipfadauswahldialog angezeigt bekommt oder ob der Administrator diesen vorgibt.
Eine entsprechende Konfiguration ist auch für den Dateinamen möglich.
E-Mail-Versand
Das Dokument wird als Anhang in einer E-Mail versendet. Hier öffnet sich der lokal installierte E-Mail-Client während des Workflowdrucks. Der Administrator kann im Workflow die E-Mail-Angaben dem E-Mail-Client bereits mitgeben (Empfängerliste, CC, BCC, Betreff usw.).
Drucken (Obsolet)
Das Dokument wird auf einem Drucker ausgedruckt. Der Administrator hat die Möglichkeit, folgende Drucker vorzugeben:
| • | Standarddrucker des Benutzers |
| • | Druckerauswahl durch den Benutzer |
| • | vPrinter |
| • | VPD Drucker optional mit hinterlegtem Template (=Druckeinstellungen) |
| • | vName Drucker. |
vPrinter
Öffnet den vPrinter für weitere Aktionen.
Wichtig |
vPrinter Aktionen aktiviert |
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Zur Verwendung des vPrinters im Workflow müssen die vPrinter-Aktionen bereitgestellt werden. Im Standard sind diese aktiviert. |
vName
Drucken Sie das Dokument ohne Zuweisung und ohne lokale Verfügbarkeit des vName-Druckers mit Templates aus.
Virtuelles Drucken
Drucken Sie das Dokument ohne Zuweisung und ohne lokale Verfügbarkeit des Druckers mit Templates aus.
Wählen Sie einen Drucker aus steadyPRINT mit passendem Template aus, auf den der Nutzer drucken soll.
Standarddrucker
Auf den aktuellen Standarddrucker des Benutzers drucken.
Benutzerdefinierter Drucker
Der Benutzer kann den Drucker frei wählen.
SecurePrint
Diese Aktion sendet das Dokument direkt an den SecurePrinter. Es gibt hier keine weiteren Einstellmöglichkeiten.
Im Stapel ablegen
Das Dokument wird in einem Stapel abgelegt. Dabei kann der Standardstapel des Benutzers verwendet werden, oder der Benutzer wählt einen zur Verfügung stehenden Stapel aus.
In Cloud ablegen
Das Dokument wird in der konfigurierten Cloud am gewünschten Ort abgelegt. Für die Einrichtung der notwendigen Cloud Provider wechseln Sie bitte in die Einstellung "vFlow Cloud Provider" und konfigurieren diese gemäß den HowTo's in den beiden folgenden Artikeln aus unserer Knowledge Base: